| Juin
2005
L'archivage des documents relatifs au fonctionnement
des entreprises et des sociétés
Cette fiche recense les principaux documents et registres obligatoires
des entreprises, ainsi que leur durée minimale de conservation.
La conservation de ces documents permettra à titre de
preuve d'établir l'existence d'un droit ou d'une obligation.
ainsi, la durée de conservation est liée aux délais
de prescription.
Si 2 délais sont applicables à un même document
(prescription de 10 ans pour une obligation commerciale et prescription
de 3 à 6 ans pour une obligation fiscale), le plus long
prévaudra.
 Documents
sociaux
Documents
commerciaux
Documents
relatifs au droit du travail
 Documents
sociaux
| Type de documents |
Délai
de conservation |
|
| Statuts
de la société et pièces modificatives
Article 2262 du Code Civil |
30 ans
à compter de la date à laquelle l'acte cesse
de produire ses effets (dissolution, cessation des relations
contractuelles…) |
| Registre
des procès verbaux d'assemblées et de conseils
d'administration
Article 2262 du Code Civil |
30
ans à compter de la date à laquelle l'acte
cesse de produire ses effets |
| Documents
relatifs aux parts sociales et aux actions |
30 ans
à compter de la date à laquelle l'acte cesse
de produire ses effets |
| Rapport
du gérant ou du conseil d'administration, des commissaires
aux comptes. Article L235-9 du Code de Commerce |
3
ans |
| Bilan, comptes de résultats
et annexes.
Articles L123-22 du Code de Commerce. |
10 ans à compter
de la clôture de l'exercice comptable |
| Feuille de présence
et pouvoirs.
Article L235-9 du Code de Commerce |
3 ans |
|
Documents
commerciaux
| Type de documents |
Délai de conservation |
|
Pièces justificatives,
bons de commande, bons de livraison
Article L123-22 du Code de Commmerce |
10 ans à compter
de la clôture de l'exercice comptable |
Correspondances commerciales
Article L123-22 du Code de Commerce |
10 ans (lettres reçues
et copies des lettres envoyées) |
Contrats commerciaux entre commerçants
Article L110-4 du Code de Commerce
|
10 ans à compter de leur terme |
Contrats entre commerçants
et non commerçants
Article L110-4 du Code de Commerce |
10 ans |
Contrats d'acquisition et de cession de biens
immobiliers et fonciers
Article 2262 du Code Civil |
30 ans |
| Documents bancaires (relevés
bancaires, talons de chèques, avis de débit
et de crédit) |
10 ans |
| Factures clients et fournisseurs |
10 ans à compter de la clôture
de l'exercice comptable |
| Bail commercial |
10 ans |
Livres et registres comptables (livre journal,
grand livre, livre d'inventaire)
Article L123-22 du Code de Commerce |
10 ans à compter de la clôture
du livre ou du registre |
|
Documents
relatifs au droit du travail
| Type de documents |
Délai de conservation |
|
Registre du personnel
Articles L620-3 et R620-3 du code de travail. |
5 ans à compter de
la clôture du registre |
Documents relatifs aux charges
sociales.
Article L244-3 du code de la sécurté sociale. |
3 ans à compter du
paiement |
Documents concernant les salaires,
primes ou indemnités (bulletin de paie,
reçu pour solde de tout compte,…)
Article 2277 du Code Civil et
L 143-14 du Code du Travail |
5 ans |
| Registre des délégués
du personnel |
3 ans |
| Registre des observations et mises en demeure
de l'nspection du travail |
5 ans à compter de l'observation. |
Documents relatifs à
la comptabilisation des horaires de travail de chaque salarié.
Article L611-9 du code du travail. |
1 an |
Documents relatifs aux vérifications
et aux contrôles au titre de l'hygiène et de
la sécurité
Articles L620-4 et L620-6 du code du travail. |
5 ans |
| Documents
relatifs à la liquidation de la société
|
5 ans |
|
 
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Notes juridiques
L'archivage des documents
