Avril 2003

La Déclaration Unique d'Embauche
Le registre du personnel
Le livre de paie
La visite médicale
Les affichages destinés à informer les salariés


L'employeur doit respecter certaines formalités qui sont liées à l'embauche.

La Déclaration Unique d'Embauche

L'embauche d'un salarié ne peut intervenir qu'après une déclaration nominative effectuée par l'employeur auprès des organismes de sécurité sociale. Cette déclaration s'effectue au moyen de la déclaration unique d'embauche auprès de l'organisme de recouvrement soit par voie postale, soit par voie télématique "3614 Embauche**" (** étant le numéro du département où est situé l'établissement employeur), soit par Internet www.due.fr.

En remplissant la déclaration unique d'embauche, l'employeur effectue les formalités suivantes :

la demande d'immatriculation du salarié à la Sécurité sociale ou à la Mutualité sociale agricole ;

la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage pour l'embauche du premier salarié ;

la déclaration nominative du salarié préalablement à l'embauche ;

la demande d'adhésion à un service de la médecine du travail, s'agissant d'un salarié non agricole ;

la demande pour la visite médicale ;

la demande du bénéfice de taux réduits de cotisation d'assurance sociale agricole et d'accidents du travail au titre de l'emploi de travailleurs occasionnels ou de demandeurs d'emploi ;

la demande du bénéfice de l'abattement lié à l'embauche d'un salarié sous CDI à temps partiel ;

la déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire et de prévoyance,
la déclaration pour l'embauche réalisée dans le cadre du travail temporaire.

La déclaration doit être adressée, avant toute embauche et au plus tôt huit jours avant celle-ci, à l'URSSAF ou à la caisse de mutualité sociale agricole.

Le registre du personnel

Tout employeur se doit de tenir un registre unique du personnel au siège de l'établissement où se trouve l'employeur.
Doivent y figurer dans l'ordre d'embauchage les noms et prénoms, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l'emploi, la qualification, les dates d'entrée et de sortie de l'établissement de tous les salariés.
Les mentions relatives à des événements postérieurs à l'embauche doivent être portées sur ce registre. Les informations obligatoires portées sur ce registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement..

Le livre de paie

L'employeur doit conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans.

La visite médicale

L'employeur doit faire passer au salarié la visite médicale d'embauche, au plus tard avant l'expiration de la période d'essai.

La visite médicale a lieu obligatoirement avant l'embauche s'il s'agit de salariés soumis à une surveillance médicale spéciale (femmes enceintes mère d'un enfant de moins de deux ans, travailleur de moins de 18 ans...).

Les affichages d'information des salariés

Ils concernent principalement :
- l'horaire de travail de salariés et la durée des repos ;
- l'adresse et le numéro d'appel de l'inspection du travail, du service médical du travail et des services de secours d'urgence ;
- l'intitulé et les références de la convention collective applicable ;ainsi que le lieu où elle peut être consultée dans l'entreprise,
- les consignes d'incendie ;
- le règlement intérieur.

L'affichage doit être effectué à une place facilement accessible dans les lieux ou le travail est effectué.